ZELF TEKSTEN SCHRIJVEN | Het schrijven van handleidingen en hoe-doe-je artikelen
Over het schrijven van handleidingen en hoe-doe-je artikelen
Het kunstwerk van de informatieoverdracht
Handleidingen en hoe-doe-je artikelen vormen een bijzonder soort content. Ze zijn van groot belang in onze moderne wereld. Of het nu gaat om het monteren van meubels uit een platte kartonnen doos, het programmeren van net geïnstalleerde software, of het volgens de regels van de kunst bereiden van een heerlijke maaltijd, goed geschreven handleidingen en instructies maken het mogelijk dat je zelf veel kunt doen. Mits de uitleg goed geschreven en voldoende duidelijk is. Want het is een kunst apart. Complexe taken toegankelijk maken voor een breed publiek, is niet iets wat je zomaar doet. Dus eerst maar eens kijken naar het bijzondere van het schrijven van echt effectieve handleidingen en hoe-doe-je artikelen.
1. Weet voor wie je een handleiding gaat schrijven
Voordat je zelfs maar begint met schrijven moet je heel goed weten voor wie je die handleiding schrijft. Want die handleiding moet goed passen bij het kennisniveau van je doelgroep. Dus pas je taalgebruik van de handleiding daar goed op aan. Vermijd alle vormen van vakjargon als je te maken hebt met beginners op het betreffende terrein. Maar wees gedetailleerd genoeg en niet al te voorzichtig qua formuleren bij handleidingen voor gevorderde gebruikers. Die kunnen wel wat meer moeilijke woorden verwerken.
2. Begin je handleiding met een overzicht
Voordat je in de details duikt, is het een goede gewoonte om je lezers een overzicht te geven van wat ze kunnen verwachten. Een goed overzicht geeft hen een raamwerk, waarmee ze de informatie kunnen organiseren. En het overzicht helpt hen te bepalen of ze de hele handleiding moeten lezen of alleen bepaalde secties waarvan ze de stof nog niet beheersen.
3. Zorg voor een duidelijke structuur en een stappenplan
De structuur is de ruggengraat van elke goede handleiding. Verdeel de informatie daarom in duidelijk te onderscheiden stappen en nummer die stappen, indien dat mogelijk is. Zorg ervoor dat de volgorde van de stappen logisch is. En dat elke stap op zijn beurt weer helder is. En natuurlijk zo begrijpelijk als maar even mogelijk is. Gebruik bullets of genummerde lijsten om je informatie zo overzichtelijk mogelijk te presenteren aan je lezers.
4. Maak effectief gebruik van afbeeldingen
Een beeld zegt meer dan duizend woorden. En die uitspraak geldt met name in handleidingen. Voeg illustraties, diagrammen, en video's toe, om de tekst te ondersteunen. Zorg ervoor dat de afbeeldingen relevant zijn en de stappen echt iets verduidelijken. Tekst en afbeeldingen moeten goed bij elkaar passen om een samenhangend geheel te vormen. Als het beeld en de tekst elkaar ergens tegenspreken, dan wordt het er voor de lezers allemaal zeker niet duidelijker op.
5. Test altijd de instructies die je geeft
Voordat je de handleiding publiceert, test je de instructies een keer goed op echte gebruikers. Dit helpt je eventuele onduidelijkheden of ontbrekende stappen boven water te krijgen. En de feedback die je van proefgebruikers kunt ontvangen, is van onschatbare waarde om je handleiding verder te perfectioneren.
6. Vermijd elke vorm van aannames en zeker het doorredeneren op aannames
Ga er nooit van uit dat de lezer bepaalde kennis al bezit. Leg daarom belangrijke begrippen even uit. Definieer termen die mogelijk verwarrend zijn, desnoods in een voetnoot. Het is bij lastige materie vaak beter om te veel informatie te geven dan te weinig. Neem nooit iets aan als het over kennis van anderen gaat. En zeker niet doorredeneren op die aannames, want dan kun je er gruwelijk naast komen te zitten.
7. Maak je tekst goed leesbaar en toegankelijk
Gebruik eenvoudige taal en korte zinnen. Vermijd lange alinea's en gebruik een duidelijk lettertype. Overweeg ook de kwaliteit van de vormgeving van je tekst. Een goed vormgegeven document maakt het lezen al een stuk aangenamer.
8. Voeg ook een probleemoplossing toe
Het opnemen van een hoofdstuk met veel voorkomende problemen en oplossingen verhoogt direct de waarde van je handleiding. Een soort index of inhoudsopgave stelt je lezers in staat, om snel oplossingen te vinden als ze ergens vastlopen.
9. Wees altijd zo consequent mogelijk
Houd er een consistente schrijfstijl en formaat op na. Het vasthouden aan een vaste aanpak maakt het voor de lezer gemakkelijker om jouw informatie te volgen. Gebruik bijvoorbeeld altijd dezelfde termen voor vergelijkbare handelingen.
10. Zorg voor een regelmatige update
Technologie en processen veranderen constant. Zorg ervoor dat jouw handleidingen altijd up-to-date blijven. Als er wijzigingen plaatsvinden, werk dan de relevante secties direct bij. En vermeld de laatste update-datum in het document.
Conclusie
Door deze principes toe te passen, kun je handleidingen en hoe-doe-je artikelen schrijven die niet alleen heel informatief zijn voor de lezer, maar ook aantrekkelijk qua inhoud en gebruikersvriendelijk bij het lezen. Het schrijven van effectieve instructies is een vaardigheid, die alleen met de nodige oefening wordt verfijnd. Dus wees zeker bij deze onderwerpen bereid om feedback te ontvangen en je handleidingen daarmee voortdurend te verbeteren.
